Politique de confidentialité

La présente politique décrit la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels par Convergia Canada.

Elle régit le comportement des employés1 et des agents qui agissent au nom de Convergia Canada lorsque ceux-ci ont à traiter des renseignements personnels. Elle fournit des procédures pour qu’une personne ait accès à ses renseignements personnels et puisse les corriger.

Les renseignements personnels comprennent les renseignements relatifs à une personne pouvant être identifiée, présentés sous n’importe quelle forme, comme l’âge, le nom, le(s) numéro(s) d’identification, le revenu, l’origine ethnique, les opinions, les évaluations, le statut social, les mesures disciplinaires, les dossiers de crédit, les dossiers de prêts et les dossiers médicaux.

Les renseignements personnels ne comprennent pas le nom, le titre, l’adresse ni le numéro de téléphone d’un employé d’une organisation.

La politique de confidentialité de Convergia Canada a été adoptée en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques§, et est entrée en vigueur le 1er janvier 2001.

ARTICLE 1 – REDDITION DE COMPTES

Convergia Canada est responsable des renseignements personnels se trouvant sous son contrôle et désignera une ou des personnes responsables de la conformité de l’organisation aux articles suivants.

Convergia Canada est responsable des renseignements personnels qui sont en sa possession ou sous sa garde, incluant les renseignements qui ont été transférés à un tiers pour leur traitement. Pendant que les renseignements sont en traitement par un tiers, Convergia Canada fera appel à des contractants ou à d’autres méthodes pour fournir un niveau de protection comparable.

Convergia Canada mettra en œuvre des politiques et des pratiques pour donner effet à ces articles, notamment :
(a) Mise en œuvre de procédures pour protéger les renseignements personnels ;
(b) Mise en place de procédures pour recevoir et traiter les plaintes et les demandes de renseignements ;
(c) Formation des employés et communication des renseignements relatifs aux politiques et aux pratiques de Convergia Canada ;
(d) Développement d’information expliquant les politiques et les procédures de Convergia Canada.

ARTICLE 2 – IDENTIFICATION DES FINS

Convergia Canada identifiera les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis au moment de la collecte ou avant celle-ci.

2.1 Convergia Canada ne collecte de renseignements personnels qu’aux fins suivantes (“fins reconnues”) :
(a) Fournir un service ou un produit à ses clients ;
(b) Maintenir des relations commerciales et communiquer avec ses clients (ce qui comprend, sans s’y limiter : la facturation, la collecte, la publicité, la promotion et la vérification de compte) ;
(c) Identifier les besoins ou les préférences de ses clients ;
(d) Respecter des exigences juridiques ou réglementaires ;
(e) Administrer et gérer ses opérations commerciales.

2.2 Convergia Canada fournira un avis des fins reconnues, verbalement, par voie électronique ou par écrit, au moment de la collecte des renseignements personnels ou avant ce moment.

2.3 Les personnes qui collectent les renseignements personnels seront en mesure d’expliquer aux personnes les fins auxquelles les renseignements sont collectés.

2.4 Lorsque les renseignements personnels qui ont été collectés sont appelés à être utilisés à des fins n’ayant pas été préalablement identifiées, la nouvelle fin sera identifiée avant l’utilisation des renseignements. À moins que la nouvelle fin soit requise par la loi, Convergia Canada obtiendra le consentement de la personne avant que les renseignements soient utilisés en vertu de cette nouvelle fin.

ARTICLE 3 – CONSENTEMENT

La connaissance et le consentement de la personne sont nécessaires pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de ses renseignements personnels, sauf lorsque cela est inapproprié.

3.1 Dans certaines circonstances, les renseignements personnels peuvent être collectés, utilisés ou divulgués sans le consentement de la personne. Par exemple, des raisons juridiques, médicales ou des raisons de sécurité pourraient rendre impossible ou peu pratique une tentative d’obtention du consentement. Lorsque les renseignements sont collectés à des fins de détection ou de prévention de la fraude ou de l’application de la loi, une demande de consentement pourrait aller à l’encontre des fins de la collecte de renseignements. Chercher à obtenir le consentement pourrait être impossible ou non approprié en cas d’une urgence menaçant la vie, la santé ou la sécurité de la personne, ou lorsque celle-ci est d’âge mineur, gravement malade ou intellectuellement inapte. En d’autres circonstances, les renseignements peuvent être publics. De plus, Convergia Canada peut fournir des renseignements personnels à ses avocats ou à ses agents pour recouvrer une créance, se conformer à une assignation à comparaître, à un mandat ou à toute autre ordonnance d’une cour ou d’une institution gouvernementale qui demande ces renseignements en vertu d’une autorité légitime ou d’autres prescriptions juridiques.

3.2 De manière générale, Convergia Canada cherchera à obtenir le consentement pour l’utilisation ou la divulgation des renseignements au moment de leur collecte. Dans certaines circonstances, le consentement relatif à l’utilisation ou à la divulgation peut être demandé après que les renseignements aient été collectés, mais avant qu’ils ne soient utilisés (par exemple, lorsque Convergia Canada désire utiliser les renseignements à une fin qui n’avait pas été préalablement identifiée).

3.3 Convergia Canada fera un effort raisonnable pour s’assurer que la personne soit avisée des fins auxquelles les renseignements seront utilisés. De manière à rendre le consentement significatif, les fins seront énumérées de façon à ce que la personne puisse raisonnablement comprendre comment les renseignements seront utilisés ou divulgués.

3.4 Convergia Canada n’exigera pas, comme condition pour la fourniture d’un produit ou d’un service, qu’une personne consente à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements au-delà de ce qui est requis aux fins légitimes et formellement précisées.

3.5 La forme du consentement que veut obtenir Convergia Canada pourra varier selon les circonstances et le type de renseignement divulgué. En déterminant la forme du consentement à utiliser, Convergia Canada tiendra compte de la sensibilité des renseignements et des attentes raisonnables de la personne. Un représentant autorisé (comme un tuteur légal ou une personne possédant une délégation de pouvoir) peut également donner le consentement.

Convergia Canada cherchera à obtenir un consentement formel lorsque les renseignements peuvent vraisemblablement être considérés comme sensibles.

Un consentement implicite sera généralement considéré comme approprié lorsque les renseignements sont moins sensibles. L’utilisation de services ou de produits par un client ou l’acceptation d’un emploi par un travailleur seront considérées comme formant des consentements implicites à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels, et ce, à toutes les fins identifiées.

3.6 Une personne peut retirer son consentement à tout moment, sous réserve de restrictions juridiques ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Convergia Canada informera la personne des conséquences d’un tel retrait. Pour retirer son consentement, une personne doit en aviser Convergia Canada par écrit.

3.7 Dans le cas des renseignements personnels collectés par Convergia Canada avant la publication de la présente politique de confidentialité, cette politique constituera un avis raisonnable aux clients et employés actuels de Convergia Canada quant aux fins et aux utilisations pour lesquelles de tels renseignements ont été collectés. Dans le cas où une personne s’oppose à la poursuite de ces utilisations ou de ces divulgations, elle pourra retirer son consentement en avisant Convergia Canada par écrit.

ARTICLE 4 – COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La collecte de renseignements personnels sera limitée à ce qui est nécessaire aux fins reconnues par Convergia Canada. Les renseignements seront recueillis de manière juste et légitime.

4.1 Convergia Canada collecte des renseignements personnels de ses clients et de ses employés aux fins décrites à l’article 2.

4.2 Convergia Canada peut aussi collecter des renseignements personnels provenant de tiers, comme des agences d’évaluation du crédit, des employeurs, des références personnelles ou de toute autre tierce partie qui affirme avoir le droit de divulguer les renseignements.

4.3 En lien avec ses activités en ligne, Convergia Canada pourrait utiliser un témoin électronique (“cookie”) pour collecter certains renseignements qui seront utilisés pour suivre les habitudes des utilisateurs sur son site Web. Un témoin électronique est un fichier texte comportant un numéro d’identification unique, qui identifie le fureteur d’un utilisateur, mais pas une personne en particulier. Un témoin électronique n’identifie pas une personne. De plus, Convergia Canada ne combine pas l’utilisation de témoins électroniques avec d’autres renseignements dans le but d’obtenir des renseignements permettant d’identifier une personne. Si une personne ne désire pas utiliser de témoins électroniques, elle peut modifier les paramètres de son fureteur pour que celui-ci lui présente un avis ou lui permette de refuser les témoins.

ARTICLE 5 – LIMITER L’UTILISATION, LA DIVULGATION ET LA CONSERVATION

Les renseignements personnels ne sont pas utilisés ni divulgués à des fins autres que celles pour lesquels ils ont d’abord été obtenus, sauf avec le consentement de la personne ou comme autrement autorisé par la loi. Les renseignements personnels seront seulement conservés aussi longtemps que nécessaire pour l’accomplissement de ces fins.

5.1 Dans certaines circonstances décrites à l’article 3.1, Convergia Canada peut collecter, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans que la personne ne le sache ou y consente.

5.2 Convergia Canada peut communiquer les renseignements personnels d’un client :
(a) À une autre entreprise de télécommunications, en vue de procurer des services de télécommunications à ce client ;
(b) À une entreprise qui fournit des services d’annuaires de communications ;
(c) À une personne qui prend part au développement, à la promotion, à la commercialisation ou à l’amélioration des services de Convergia Canada ;
(d) À une agence de crédit et de recouvrement ;
(e) Aux services d’urgence dans une situation d’urgence ;
(f) À une personne qui, de l’avis raisonnable de Convergia Canada, est un agent du client ;
(g) À toute autre tierce partie, à la réception du consentement du client ou sur prescription juridique.

5.3 Convergia Canada peut divulguer les renseignements personnels d’un employé dans les situations suivantes :
(a) La gestion des avantages sociaux de cet employé ;
(b) Pour fournir des références à des employeurs potentiels, à la réception du consentement de l’employé ;
(c) Comme prescrit par la loi.

5.4 Certains employés de Convergia Canada peuvent avoir accès aux renseignements personnels de clients ou d’employés, pour autant que leurs responsabilités exigent cet accès à des fins commerciales. Les employés de Convergia Canada sont régis par une entente de non-divulgation qui interdit la divulgation ou l’utilisation de tout renseignement confidentiel ou personnel à toute autre fin que les fins commerciales reconnues.

5.5 Convergia Canada conservera les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des fins reconnues, ou comme prescrit par la loi.

5.6 En vertu des principes directeurs et des procédures établis par Convergia Canada, les renseignements personnels qui ne sont plus requis pour réaliser les fins reconnues seront détruits, effacés ou anonymisés.

ARTICLE 6 – EXACTITUDE

Les renseignements personnels seront aussi exacts, complets et à jour que possible, comme l’exigent les fins auxquelles ils sont appelés à être utilisés.

6.1 La mesure dans laquelle les renseignements personnels seront exacts, complets et à jour dépendra de l’utilisation de ces renseignements, en tenant compte des intérêts de la personne. Les renseignements seront suffisamment exacts, complets et à jour pour minimiser la possibilité que des renseignements inappropriés soient utilisés pour prendre une décision au sujet de la personne.

6.2 Convergia Canada ne mettra pas les renseignements personnels à jour de manière routinière, à moins qu’un tel processus soit nécessaire pour parvenir aux fins auxquelles les renseignements ont été recueillis.

6.3 Les renseignements personnels qui sont utilisés sur une base continue, y compris les renseignements divulgués à des tiers, devraient être généralement exacts et à jour, à moins que des limites soient clairement établies quant aux des exigences en matière d’exactitude.

ARTICLE 7 – MESURES DE PROTECTION

Les renseignements personnels seront protégés par des mesures de sécurité appropriées selon la sensibilité de l’information.

7.1 Convergia Canada protégera les renseignements personnels contre la perte et le vol, ainsi que contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés. La nature des mesures de protection variera en fonction de la sensibilité des renseignements ayant été collectés, de leur quantité, de leur distribution, de leur format et de la méthode de stockage.

7.2 Convergia Canada protège tous les renseignements personnels, peu importe format dans lequel ils sont détenus. Les méthodes de protection comprennent :
(a) Des mesures physiques, comme des classeurs verrouillés et un accès restreint aux bureaux ;
(b) Des mesures organisationnelles, comme des autorisations de sécurité et un accès sélectif ;
(c) Des mesures technologiques, comme l’utilisation de mots de passe et du chiffrement.

7.3 Convergia Canada sensibilise ses employés quant à l’importance de maintenir la confidentialité des renseignements personnels. Les employés de Convergia Canada sont régis par une entente de non-divulgation qui interdit la divulgation ou l’utilisation de tout renseignement confidentiel ou personnel à toute autre fin que les fins commerciales mentionnées.

7.4 Convergia Canada agira avec prudence lors de la suppression ou de la destruction de renseignements personnels, afin d’empêcher des tiers non autorisés d’accéder aux renseignements.

ARTICLE 8 – TRANSPARENCE

Convergia Canada mettra rapidement à la disposition des personnes les renseignements précis quant à ses politiques et à ses pratiques en matière de gestion des renseignements personnels.

8.1 Convergia Canada rendra ses politiques et ses pratiques en matière de gestion des renseignements personnels facilement compréhensibles et accessibles, en fournissant sur demande :
(a) Les méthodes permettant d’accéder aux renseignements personnels détenus par Convergia Canada ;
(b) Une description du type de renseignement détenu par Convergia Canada ou ses filiales, y compris un rapport général de ses utilisations.

8.2 Convergia Canada publiera la présente politique de confidentialité en ligne, la fournira par courrier postal ou l’offrira sous forme de brochure à son établissement. De plus, les préposés au service à la clientèle de Convergia Canada seront formés pour répondre aux demandes effectuées par l’entremise de la ligne sans frais du service à la clientèle de Convergia Canada.

ARTICLE 9 – ACCÈS DES PERSONNES

Sur demande, une personne sera renseignée sur l’existence, l’utilisation et la divulgation de ses renseignements personnels et pourra accéder à ces renseignements. Une personne pourra contester l’exactitude et le caractère intégral des renseignements et les faire modifier tel qu’approprié.

9.1 Sur demande, Convergia Canada dira à une personne si l’entreprise conserve ou non des renseignements personnels la concernant et lui présentera une occasion raisonnable de réviser les renseignements personnels contenus dans son dossier.

9.2 Convergia Canada permettra à la personne d’accéder à ses renseignements personnels lorsque la celle-ci aura fourni à Convergia Canada une demande d’accès écrite. Convergia Canada mettra la demande à la disposition de ses clients par l’entremise des préposés au service à la clientèle, et à la disposition des employés par l’entremise du service des ressources humaines. La demande comprendra assez de renseignements pour permettre à Convergia Canada de fournir un rapport sur l’existence, l’utilisation et la divulgation de ces renseignements personnels à n’importe quel tiers. Convergia Canada n’utilisera cette demande que pour ce motif.

9.3 Convergia Canada répondra à la demande d’accès d’une personne à ses renseignements personnels dans un délai raisonnable et à un coût minimal ou sans frais. Les renseignements demandés seront fournis ou mis à la disposition des personnes dans un format généralement compréhensible.

9.4 Convergia Canada sera aussi précise que possible dans son rapport sur les tiers auxquels auront été divulgués les renseignements personnels concernant la personne. Lorsqu’il ne sera pas possible de fournir une liste des organisations auxquelles Convergia Canada a divulgué les renseignements concernant une personne, Convergia Canada fournira une liste d’organisations auxquelles elle pourrait avoir divulgué des renseignements concernant la personne.

9.5 Dans certains cas, Convergia Canada ne sera pas capable de donner à la personne un accès à ses renseignements personnels. Par exemple, Convergia Canada ne fournira pas un accès aux renseignements lorsque ces renseignements sont accessibles à un coût prohibitif, lorsque les renseignements comportent des références à d’autres personnes, lorsque les renseignements ne peuvent être divulgués pour des raisons juridiques, des raisons de sécurité ou d’intérêt commercial, lorsque les renseignements sont assujettis au secret professionnel ou à un privilège relatif à un litige, ni lorsque les renseignements peuvent être plus facilement fournis par d’autres sources (par exemple, par l’entremise d’un médecin). Dans chaque cas, Convergia Canada fournira les raisons de son déni de tout accès aux renseignements personnels.

9.6 Lorsqu’une personne démontre avec succès l’inexactitude ou le caractère incomplet de ses renseignements personnels, Convergia Canada apportera les modifications requises. Selon les renseignements contestés, les modifications incluent la correction, la suppression ou l’ajout de renseignements. Lorsque cela est approprié, les renseignements modifiés seront transmis aux tiers ayant accès aux renseignements en question.

9.7 Lorsqu’une objection n’est pas résolue à la satisfaction de la personne, Convergia Canada consignera la teneur de l’objection n’ayant pas été résolue. Lorsque cela est approprié, l’existence de l’objection n’ayant pas été résolue sera transmise aux tiers ayant accès aux renseignements en question.

ARTICLE 10 – CONTESTATION DE LA CONFORMITÉ

Une personne pourra contester la conformité aux principes susmentionnés auprès de Convergia Canada.

10.1 Convergia Canada maintiendra des procédures pour la réception et le traitement des plaintes et des demandes de renseignements quant à ses politiques et à ses pratiques en matière de gestion des renseignements personnels. Convergia Canada fera tout en son pouvoir pour assurer que ses procédures sont facilement accessibles et simples à utiliser.

10.2 Convergia Canada informera les personnes demandant des renseignements ou déposant des plaintes de l’existence de procédures pertinentes.

10.3 La personne ou les personnes responsables de la conformité à la présente politique de confidentialité pourront, lorsque cela est approprié, demander des avis externes avant de donner réponse aux plaintes des personnes.

10.4 Convergia Canada procédera à une enquête sur toutes les plaintes. Si une plainte s’avère justifiée, Convergia Canada prendra les mesures appropriées, y compris, si nécessaire, la modification de ses politiques et de ses pratiques.
La Loi sur les renseignements personnels et les documents électroniques gouverne la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels dans le secteur du commerce.

En vertu de la Loi, Convergia Canada doit adhérer à dix principes de confidentialité, énoncés dans la Norme nationale du Canada, le Code type sur la protection des renseignements personnels.